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La loi de finances rectificative pour 2016 a assoupli les modalités de conservation et de stockage dématérialisées des factures établies ou reçues sur support papier ; l'Administration fiscale commente enfin ce dispositif.
Les factures papier reçues (achats) ou émises (ventes) doivent être conservées pendant 6 ans, sur support informatique ou sur support papier, au choix ; en conséquence, les entreprises qui reçoivent ou émettent des factures papier peuvent ainsi les numériser, sous conditions.

La numérisation des factures établies originairement sur support papier doit permettre la reproduction à l'identique.
Par mesure de tolérance, l'Administration admet qu'une numérisation ne respectant pas le code couleur est toutefois acceptée, mais uniquement dans les cas où les couleurs ne sont pas porteuses de sens ; par exemple, les couleurs d’un logo d'entreprise ne sont pas porteuses de sens et peuvent donc être reproduites en noir et blanc lors de la numérisation ; en revanche, lorsqu’une facture contient des mentions en couleur telles que des chiffres, des indications ou des montants dont le caractère positif ou négatif dépend de leur couleur intégrée lors de la conception de la facture, les couleurs sont alors porteuses de sens et doivent être reproduites à l'identique lors de la numérisation.
Les dispositifs de traitement d'image sont interdits et la compression d’un fichier doit s'opérer sans perte.
La numérisation confiée à un tiers ne permet pas au contribuable de s'exonérer de sa responsabilité en matière de conservation de facture.
Chaque document numérisé doit être :

 

  • conservé sous format PDF A/3 (norme ISO 19005 - 3),
  • horodaté,
  • et être assorti d'une empreinte numérique ou d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme (RGS une étoile minimum).

Si le contribuable présente à l'Administration fiscale une facture numérisée ne remplissant pas ces conditions, il est alors tenu de la présenter sous format papier ; si le contribuable n'est plus en possession de la facture papier, la situation est assimilée à un défaut de facture (remise en cause de la déduction de la charge correspondante et non-déductibilité de la TVA).

Source: BOI-CF-COM-10-10-30-10

Par Jean-Pascal COUTURIER, Avocat au Barreau de Toulouse
Conseil en droit des sociétés
Conseil en droit fiscal et douanier